Как оптимизировать снабжение офиса канцелярскими принадлежностями? 12.10.2012
Для многих офис-менеджеров крупных компаний и секретарей небольших фирм задача обеспечения офиса канцелярскими товарами – вопрос сложный и животрепещущий. Каждый руководитель следит за регулярными тратами на канцтовары и пытается, по возможности, сократить данную статью расходов. Конечно, зачастую это невозможно сделать, не принеся ущерба производственным процессам. И все-таки при правильном подходе можно ощутимо сократить их затраты.
Что вытягивает деньги?
На статью расходов по канцтоварам, как правило, влияет несколько факторов. Во-первых, объем закупок, т.е. что именно и в каких количествах закупается. Во-вторых, конкретная стоимость выбранных марок канцелярии. В-третьих, сам поставщик, который снабжает офис, а также систематичность поставок.
Чтобы сократить расходы по данной статье, необходимо разобраться с каждым из этих пунктов: сначала изменить подходы к формированию перечня необходимой канцелярии, потом пересмотреть свои отношения с поставщиками и, наконец, наладить стабильное снабжение и строгий учет поставок.
Нужны или не нужны?
Что касается перечня канцтоваров, то компании зачастую заказывают больше единиц товара, чем ем действительно нужно. Поэтому требуется посчитать, сколько в действительности канцелярских товаров расходуется, каков должен быть их минимальный запас, а потом отказаться от излишков. Вот увидите, экономия получится существенная.
Кроме того, исходя из полученных результатов, можно установить нормы расходования. Важно, чтобы они не были слишком скупыми. Но и потакать излишнему потреблению не стоит. Задача такого регламента – стимуляция персонала к экономии и бережному отношению к ресурсам компании.
Что почем?
Вопрос стоимости приобретаемых канцелярских товаров, конечно же, зависит от политики компании. Некоторые организации в целях формирования положительного имиджа специально выбирают дорогие бренды. С одной стороны, это верная тактика, поскольку качество измеряется ценой. Но бывает, что приходится платить лишь за бренд. При этом существуют товары с точно таким же качеством, но более низкой стоимостью.
Поэтому важно не просто вести учет расходов , но также и отслеживать качество и срок службы закупаемых канцтоваров. Все это нужно строго фиксировать. Такие записи особенно пригодятся, если компания решит попробовать продукцию других производителей. Если окажется, что качество идентично, а цена существенно отличается, то выгодное решение очевидно.
Как выбрать поставщика?
При ответе на этот вопрос определяющим и практически единственным фактором является вопрос цены и удобства. Кто предложит максимально удобную схему и график доставки по доступной цене – с тем и стоит сотрудничать. Желательно, чтобы офис-менеджеры и секретари изучили рынок и выбрали наиболее привлекательные предложения компаний. Попробовав сервис каждой из них, можно остановиться на одной и, более того, договориться о систематических закупках (и, конечно, скидках, если они предусмотрены в этом случае).
Опыт показывает, что следование этим советам позволяет сократить расходы на канцелярские товары на 20-50%, что не так уж и мало.